Erfolgreiche Ressourcenplanung im Projektmanagement mit CAS genesisWorld

In der immer schneller werdenden Projektwelt nimmt die Ressourcenplanung mehr und mehr einen wichtigen Stellenwert als Erfolgsfaktor ein. Zum einen sorgt der stetige Kosten- und Konkurrenzdruck dafür, dass die vorhandenen Ressourcen optimal ausgelastet sein müssen. Zum anderen werden die Anforderungen der Kunden höher, da sie schnellere und flexiblere Lösungen erwarten. Für die Unternehmen und vor allem für die Projektleiter ist es somit erfolgsentscheidend, dass alle Projekte und die darin verplanten Ressourcen wie Entwicklungskapazitäten, Servicemitarbeiter oder Berater auf einen Blick übersichtlich und aktuell dargestellt werden. Auf Basis aktueller Daten kann der Projektleiter auf Unwägbarkeiten in Projekten wie neue Anforderungen, Ausfall eines Mitarbeiters oder Verzögerungen durch den Kunden adäquat reagieren.

 

Ressourcenplanung in der Praxis

Die tatsächliche Umsetzung der Ressourcenplanung erfordert neben einem grundlegenden Prozess zur Planung und Zuordnung der Ressourcen vor allem eine sehr gute Vorbereitung. So muss im Vorfeld definiert werden, welche Rollen als planbare Ressourcen existieren. Häufig geben die einzelnen Abteilungen oder Funktionsbeschreibungen eines Unternehmens einen Anhaltspunkt darüber, welche Rollen existieren. Um die nachfolgenden Erläuterungen zu vereinfachen, gehen wir von einer Rolle „Entwickler“ aus.

Für ein neu zu planendes Projekt wird im ersten Schritt ermittelt, wie hoch die angeforderten Tage der Rolle in der Ressourcenplanung zu Buche schlagen. Dieser erste, meist grobe Schätzwert, wird nun direkt der Rolle für einen bestimmten Zeitraum zugewiesen. In der CRM-Lösung CAS genesisWorld lässt sich dies einfach und schnell mit Hilfe von Vorgängen für den Zeitraum und Ressourcenplänen für die Auslastung der Rolle abbilden.

 

Der nächste Schritt ist die Prüfung der vorhandenen Kapazitäten im Team der Entwickler. Hierzu werden die bereits zugewiesenen Arbeitspakete der einzelnen Mitarbeiter gemeinsam mit der geplanten Auslastung der Rolle Entwickler geprüft. Aus dieser Betrachtung lässt sich folgern, wann und welcher Mitarbeiter das neue Projekt umsetzen wird.
Im gleichen Schritt wird der Ressourcenplan der Rolle Entwickler auf einen konkreten Mitarbeiter übertragen. Damit ist die initiale Einplanung eines Projektes abgeschlossen.

 

Regelmäßige Prüfung während der Projektlaufzeit

Die Arbeit des Projektleiters ist bekanntlich nicht mit der initialen Projektplanung abgeschlossen, sondern beginnt nun erst richtig. Um die interne Abstimmung mit weiteren Projekt- und Abteilungsleitern zu koordinieren muss ein regelmäßiger, bestenfalls wöchentlicher, Abstimmungstermin etabliert werden. In diesem Termin werden die Projekte und die verplanten Ressourcen auf Veränderungen durch Change Requests, Verzögerungen im Projekt oder einen Ausfall eines Mitarbeiters geprüft. Hierbei unterstützt wieder eine Ansicht in CAS genesisWorld, welche die aktuelle Auslastung der einzelnen Mitarbeiter anzeigt. In diesem Schritt werden gemeinsam mit allen Beteiligten die Engpässe durch Umplanung oder Verschiebung von Arbeitspaketen betrachtet und aufgelöst.

Neben der Planung muss die Einhaltung des Budgets im Auge behalten und kontrolliert werden. Hierzu bietet die CRM-Lösung die CAS Report-Ansichten. Die Ansichten geben einen schnellen Überblick über die eingesetzten Ressourcen pro Projekt und in welchem Maße die geplanten Aufwände bereits aufgebraucht sind. Anhand einer weiteren Auswertung ist zu erkennen, an welchen Stellen der geplante Aufwand nicht ausreicht und weitere Ressourcen bereitgestellt werden müssen.

 

Die genaue Ressourcenplanung erfordert einen klar definierten Prozess sowie eindeutig zugewiesene Verantwortlichkeiten innerhalb der Projekte. Auf dieser Basis und mit einer intelligenten Software-Unterstützung lässt sich das komplexe Thema der Ressourcenplanung in den Griff bekommen. Daraus resultierende Vorteile wie verlässliche Terminzusagen dem Kunden gegenüber oder die optimale Auslastung der vorhandenen Ressourcen lohnen den Aufwand.