Erfolgreiches Bewerbermanagement mit CAS genesisWorld

Das Bewerbermanagement umfasst den Prozess von der Ausschreibung einer Stelle über die Verwaltung der Bewerberdaten bis hin zur endgültigen Personalauswahl sowie dem Erfassen eines Bewerber-Pools. Damit unterstützt das Bewerbermanagement zentrale Human Resources-Aufgaben. Das Bewerbermanagement trägt zur Zeit- und Kostenersparnis bei, indem alle internen Prozesse systematisiert werden. Der Workflow aus Zusagen, Absagen sowie Eingangs- und Terminbestätigungen wird abgebildet und die Datenschutzrichtlinien werden eingehalten.

Um die Chancen am Bewerbermarkt gerade für kleine und mittelständische Unternehmen optimal zu nutzen, bietet sich eine software-gestützte Abbildung der Recruiting-Prozesse an. Ein systematisiertes Bewerbermanagement führt nicht nur zu einer besseren Bearbeitung der einzelnen Bewerbungen, sondern auch zu einem besseren Arbeitgeberimage, was sich wiederum auf die Anzahl der Bewerbungen positiv auswirkt.

Dieser Artikel befasst sich mit dem ersten Schritt des Personalprozesses, der Rekrutierungs- und Bewerbungsphase. Dabei geht es um die Adresserfassung, die Steuerung und Bewertung der Vorstellungsgespräche sowie die Zu- oder Absage an den Bewerber.

Warum das Bewerbermanagement mit CAS genesisWorld abbilden?

Die CRM-Software CAS genesisWorld bietet Ihnen eine Reihe von Vorteilen:

  1. Positives Image am Bewerbermarkt durch lückenlose Kommunikation
  2. Zeitvorsprung im „War of Talents“ aufgrund kurzer Reaktionszeiten
  3. Zeitersparnis des Personalverantwortlichen durch transparente Prozesse und standardisierte Kommunikation
  4. Leichte Erkennbarkeit erneuter Bewerbungen dank Dublettenprüfung
  5. Keine zusätzlichen Kosten, da die Software bereits im Unternehmen im Einsatz ist.
  6. Akzeptanz der Software und Prozesse in den Fachabteilungen durch einheitliche IT-Infrastruktur im Unternehmen
  7. Keine Gefahr mehr, dass eine Bewerbung versehentlich nicht oder nicht rechtzeitig bearbeitet wird

Der Bewerbungseingang

Die Daten eines Bewerbers werden in CAS genesisWorld erfasst. Hierzu steht ein Adress-Assistent zur Verfügung, der die Daten durch einfaches Kopieren in die Datenbank überträgt. Eine manuelle Eingabe oder Nachpflege ist jederzeit durchführbar. Sollte sich der Kandidat bereits in der Vergangenheit auf eine Stelle beworben haben, weist CAS genesisWorld mit Hilfe der Dublettenprüfung auf die bereits existierende Adresse hin. Der Adress-Datensatz erhält den Typ „Bewerber“ und ist damit eindeutig gekennzeichnet.

Um den Datenschutz in Bezug auf die Bewerberdaten zu gewährleisten, ist es wichtig, dass Adressen vom Typ „Bewerber“ nur einer bestimmten Gruppe im Unternehmen zur Verfügung stehen. Hierzu wird eine eigene Benutzergruppe definiert. Nur die Mitarbeiter, die Teil dieser Benutzergruppe sind, können den Adress-Datensatz einsehen sowie die damit verknüpften Dokumente wie beispielsweise die Bewerbungsunterlagen, die als solche durch einen eigenen Typ gekennzeichnet sind.

In den Feldern „Abteilung“ und „Funktion“ wird die Stelle festgehalten, auf die sich der Kandidat beworben hat. Im Notizfeld lassen sich bei Bedarf weitere Informationen zum Bewerber hinterlegen, vgl. Abbildung 1.

Über den Status wird dargestellt, in welcher Phase des Bewerbungsprozesses sich ein Bewerber befindet. Zunächst erhält dieser den Status „Bewerbung eingegangen“. Als nächstes wird die Eingangsbestätigung an den Kandidaten aus einer E-Mail-Vorlage gesendet und der Status auf „Über Eingang informiert“ geändert.

Die Bewerbungsunterlagen sowie sämtliche Korrespondenz mit dem Bewerber werden in digitaler Form direkt mit dem Datensatz des Kandidaten verknüpft und sind dadurch auf Anhieb zu finden. Die Bewerbungsdokumente lassen sich bequem per Drag-and-Drop mit der Bewerberadresse verknüpfen.

 

Stehen die Dokumente in Papierform zur Verfügung, werden sie zunächst eingescannt und anschließend wie beschrieben mit der Adresse verknüpft. Die Dokumente lassen sich einfach in der Akte einsehen, sofern entsprechende Benutzerrechte vorliegen, vgl. Abbildung 2.

Wir empfehlen, den gesamten bis hier beschriebenen Prozess unmittelbar nach Bewerbungseingang, am besten noch an demselben Tag, durchzuführen. Bewerber sind meist sehr positiv überrascht, wenn sie eine zeitnahe Rückmeldung zu ihrer Bewerbung erhalten. Ein durchgängiger und transparenter Bewerbungsprozess wird somit erleichtert und die Bewerber erhalten aufgrund des strukturierten und verlässlichen Vorgehens einen positiven Eindruck des Unternehmens. Ihrem Ziel des erfolgreichen Personal-Recruitings kommen Sie damit einen deutlichen Schritt näher, da sie schneller sind als die Konkurrenz.

Die Planung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen

War die Prüfung der Bewerbungsunterlagen positiv, legen Sie direkt aus der Bewerberadresse in CAS genesisWorld einen Termin für ein Vorstellungsgespräch an. Der Termin wird dadurch automatisch mit der Bewerberadresse verknüpft und ist sowohl in der Akte der Bewerberadresse als auch in Ihrem CAS genesisWorld Terminkalender sichtbar. Fügen Sie nun die beteiligten Kollegen und den benötigten Raum als Teilnehmer beziehungsweise als Ressource in den Termin ein.

Über eine weitere E-Mail-Vorlage erhält der Bewerber eine Einladung zum Bewerbungsgespräch. Der Status der Bewerberadresse wird auf „Zum Gespräch eingeladen“ gesetzt. Nach Durchführung des Bewerbungsgesprächs erhält der Bewerber zeitnah nach dem Gespräch eine Rückmeldung, ob  es zu einem Einstellungsangebot, einem weiteren Gespräch  oder zu einer Absage gekommen ist. Das weitere Vorgehen ist ähnlich strukturiert wie das bisher beschriebene.

Zusammenfassung

Der gesamte Prozess wird über den Status der Bewerberadresse gesteuert. So ist für jeden berechtigen Benutzer ersichtlich, an welchem Punkt im Bewerbungsprozess sich ein Bewerber befindet. Alle Dokumente, E-Mails und Termine sind in der Akte einsehbar und stehen damit jederzeit zur Verfügung. Über Listen und Erinnerungen im Navigator geht zudem kein Kandidat verloren und alle Bewerber erhalten eine zeitnahe Rückmeldung. Folgende Listenansichten, gefiltert nach dem Status des Adress-Datensatzes, sortieren die Bewerbungen und geben die Aktionen vor:

Die Mitarbeiter der Personalabteilung gehen in einem definierten Zeitintervall die einzelnen Ansichten durch und lösen die nächsten Aktionen im Bewerbungsprozess aus. Eine aktive E-Mail-Benachrichtigung der Benutzer nach definierten Zeiträumen ist konfigurierbar. Benachrichtigungen an die Kandidaten werden über Vorlagen und Serienbrieffunktionen standardisiert, aber dennoch personalisiert, abgerufen und versendet. Der administrative Aufwand und damit die Reaktionsdauer entlang des Bewerbungsprozesses verringern sich auf ein Minimum.

Ein positives und professionelles Vorgehen im Bewerbungsmanagement wird die potenziellen Kandidaten für Ihr Unternehmen begeistern und den Grundstein zur Akquisition von talentierten und motivierten Fachkräften legen.

Keine Zeit das Bewerbermanagement mit CAS genesisWorld einzurichten?

Um Sie in der Umsetzung Ihres Bewerbermanagement mit CAS genesisWorld zu unterstützen, hat itdesign in Zusammenarbeit mit der orgavision GmbH ein Best-Practice-Paket erarbeitet, welches die Prozesse und die Umsetzung in CAS genesisWorld ausführlich beschreibt. Es liefert Ihnen die fertigen Ansichten bereits mit. Das Paket ist eine standardisierte Prozessbeschreibung der Abläufe im Personalmanagement. Damit haben Sie einen Best-Practice-Ansatz zur Hand, den Sie, gerne mit unserer Unterstützung, nach den speziellen Vorgaben Ihres Unternehmens anpassen und einsetzen können.